التنظيم الاداري

موضوع: التنظيم الاداري الجمعة مارس 11, 2011 6:58 pm

التنظيم:

العنصر
الثاني من عناصر
العملية
الإدارية هو
التنظيم

والتنظيم
عبارة عن "
عملية حصر
الواجبات
والنشاطات
المراد القيام
بها وتقسيمها
إلى اختصاصات
الأفراد ، وتحديد
وتوزيع
السلطة
والمسؤولية
وإنشاء العلاقات
بين الأفراد ،
بغرض تمكين
مجموعة من الأفراد
من العمل
بانسجام
وتناسق
لتحقيق الهدف".

خطوات
عملية
التنظيم :-

1-
تحديد
هدف المؤسسة.

2-
تحديد
الأنشطة
الضرورية
لتحقيق
الأهداف والسياسات
والخطط
الموضوعة.

3-
تجميع
الأنشطة
المتشابهة في
وحدة وظيفية.

4-
تجميع
الوحدات
الوظيفية
المتشابهة في
وحدة إدارية.

5-
تجميع
الوحدات
الإدارية
المرتبطة مع
بعضها في وحدة
رئاسية "وحدة
إدارية عليا"

6-
تفويض
رئيس كل
مجموعة
السلطة
الضرورية
لأداء هذه
الأنشطة

7-
ربط هذه
الأنشطة
والوظائف
والإدارات مع
بعضها أفقيا
وراسيا من
خلال علاقات
السلطة والمسؤولية
للوحدات
المرتبطة
راسيا ،
وعلاقات التعاون
للوحدات
المرتبطة
أفقيا.

8-
رسم
الهيكل
التنظيمي الذي
يوضح الوظائف
والسلطات
والعلاقات

9-
إعداد
الوصف
والتوصيف
الوظيفي لكل
وحدة وظيفية

10- تحديد
إجراءات
القيام بكل
وظيفة

ومن
الملاحظ أن كل
خطوة من هذه
الخطوات
تحتاج إلى
إقرار يجب
اتخاذه من قبل
شخص أو أكثر
حتى يتم
الوصول إلى
تنظيم جيد
للمؤسسة.

وصايا
التنظيم الجيد:-

1-
أن يسند
إلى كل مدير
أوامر واضحة
ومحددة ليعرف
تماما طبيعة
العمل
المطلوب منه

2-
يجب
اقتران
السلطة
بمسؤولية
تناسبها
"مبدأ تكافؤ
السلطة
والمسؤولية "

3-
قبل
إحداث أي
تغيير في نطاق
مسؤولية أي
فرد يجب إعلام
الشخص المعني
بهذا التغيير
وان يمهد له
حتى يتم تفهم
التغيير
المطلوب.

4-
يجب أن
لا يتلقى
الفرد في
التنظيم
الأوامر من أكثر
من شخص " مبدأ
وحدة الأمر"

5-
ينبغي
أن لا يتم
إصدار أوامر
للمرؤوسين
الآخرين دون
علم رؤسائهم
المباشرين
بذلك، حتى ولا
من المسؤول
الذي يقع في
مركز أعلى من
المسؤول
المباشر

6-
إذا
أردت أن تنتقد
موظفا فعلى
انفراد

7-
يجب أن
لا يطلب من
شخص أن يكون
مساعدا لآخر
وفي نفس الوقت
ناقدا له

8-
وضع
الرجل
المناسب في
المكان
المناسب

9-
يجب أن
يكون عدد
الأفراد
التابعين
لمدير معين
متناسبا مع
قدرات المدير
"مبدأ نطاق
الإشراف".

10- يجب أن تحل
وبعناية أي
نزاعات بين
الأفراد داخل
التنظيم

11-
يجب أن يراعى
مبدأ التنسيق
بمعنى أن تكون
أهداف كل مدير
متناسقة مع
أهداف
المدراء
الآخرين.

المصطلحات
الضرورية في
التنظيم

1) مبدأ
وحدة الهدف في
التنظيم:-

بحيث
يكون لكل وحدة
وظيفية أو
إدارية هدف
محدد مرتبط
بشكل مباشر مع
أهداف
المنشأة. أي
انه يجب أن
تكون أهداف كل
جزء في
التنظيم
متفقة مع هدف
التنظيم ككل

2)
مبدأ تقسيم
العمل:-

أي
يجب تقسيم
أنشطة
المؤسسة
ووضعها في
مجموعات لكي
تساهم بأكبر
فاعلية نحو
تحقيق الأهداف.
حيث أن تقسيم
العمل يؤدي
إلى سرعة
تنفيذه وتحسين
جودته.

3)
مبدأ نطاق
الإشراف :-

نعني
بنطاق
الإشراف عدد
الأفراد
الذين يستطيع
أن يشرف عليهم
مدير معين
بكفاءة
وفاعلية
وبالتالي ينص
هذا المبدأ بان
لا يزيد عدد
الأفراد في أي
وحدة إدارية
عن العدد الذي
يمكن مدير
الوحدة من
إدارتهم والإشراف
عليهم بكفاءة
وفاعلية.

4)
مبدأ وحدة
الأمر
والرئاسة:-

وهو
أن يكون لكل
مرؤوس رئيس أو
مدير واحد
يتلقى منه
أوامره بحيث
لا يتلقى هذا
المرؤوس
الأوامر إلا
من رئيس واحد.

5)
مبدأ تكافؤ
السلطة
والمسؤولية :-

أي
أن يعطي كل
مسؤول
السلطات
اللازمة التي
تناسب
المسؤوليات
المطلوبة منه.

6)
الوصف
الوظيفي :-

وهي
تحديد
المسؤوليات
والسلطات
والواجبات التي
على أي موظف
في المؤسسة
القيام بها
وتحديد مسؤولة
المباشر

7)
التوصيف
الوظيفي:-

وهي
المؤهلات
المطلوبة
لشغل وظيفة
معينة كالدرجة
العلمية
والخبرات
والمهارات
اللازمة
لإنجاز هذه
الوظيفة
بكفاءة.

الهيكل
التنظيمي:-

وهو
التسلسل الاداري
للمؤسسة أو هو
الشكل الذي
يوضح مواقع
الوظائف
وارتباطاتها
الإدارية
والعلاقات
بين الأفراد
كما يوضح خطوط
السلطة
والمسؤولية داخل
التنظيم.

9)السلطة
:- هي قوة اتخاذ
القرارات
التي تحكم
أعمال الآخرين
أو هي الحق
الذي بواسطته
يتمكن
الرؤساء من
الحصول على
امتثال للمرؤوسين
للقرارات
وتأتي السلطة
أما من الناحية
الرسمية "
كونه رئيس
يتمتع بهذا
الحق نتيجة
تنصيبه مديرا
لدائرة معينة
في الهيكل التنظيمي.
أو من قبول
المرؤوسين
للرئيس نتيجة
علمه ومعرفته
وثقتهم فيه.

10)
النفوذ:-

قوة
اتخاذ
القرارات
الناتجة عن
مركز اجتماعي
أو منزلي أو
عائلي

11)
تفويض
السلطة:-

منح
السلطة من
إداري لآخر أو
من وحدة
تنظيمية لأخرى
تخفيفا من
الأعمال
الروتينية
التي يقوم
بها.ولا يعني
تفويض السلطة
تفويضا
للمسؤولية ،
بل يبقى
المدير الذي
فوض سلطات
معينة مسؤولاً
عن نتائج
الأعمال
المرتبطة
بالسلطة التي
قام بتفويضها.

12)
مركزية
التنظيم :-

أي
تكون
القرارات
متمركزة في
الإدارة
العليا وتكون
درجة التفويض
قليلة أو
معدومة بحيث لا
يركن المدير
إلى من هم
أدنى منه
مستوى في اتخاذ
القرارات
ومتابعتها

13)
التنظيم
الرسمي:-

التنظيم
المحدد حسب
الأنظمة
واللوائح
والقواعد
والقرارات الرسمية
ويتمثل بدرجة
اساسية في
هيكل المؤسسة التنظيمي

14)
التنظيم غير
الرسمي:-

وهو
الذي ينظر إلى
المؤسسة
كوحدة
اجتماعية ، ويعبر
عن العلاقات
والتجمعات
التي تحدث داخل
المنظمة
شخصية ، وينظر
إلى الإنسان
كانسان له
أهداف وميول
ونزعات لابد
من تحقيقها.

» التوجيه الاداري